1、“邮件”----“开始邮件合并”----“选择收件人”按钮----从弹出的下拉菜单中选择“使用现有列表”命令-----出现“选取数据源”对话框。

2、设置数据源　　数据源又叫做收件人列表，实际上数据原种保存的可能不仅仅包括收件人信息，还有可能包括其他信息。

(资料图)

3、　　对于Word 2007的邮件合并功能来说，数据源的存在方式很多：一是可以用Word 2007来创建数据源；二是可以通过Word表格来制作数据源；三是可以用Excel表格制作数据源；四是可以使用Outlook或Outlook Express的通讯录来制作数据源；五是可以用指定格式的文本文件保存数据源。

4、　　（一）用Word自建数据源　　用Word 2007建立数据源的方法如下：单击“邮件”选项卡，在“邮件”功能区中单击“选择收件人”按钮，在下拉菜单中选择“键入新列表”命令。

5、 Word 2007弹出“新建地址列表”对话框。

6、 列表中的信息包括职务、名字、姓氏、公司名称、地址行等13项内容，如果不符合用户的需要，可以进行设置。

7、例如，这里只需要“姓名”、“性别”、“职务”、“工作单位”四项内容，需要单击“自定义列”按钮进行修改。

8、 在“自定义地址列表”对话框中，在“字段名”列表中选中某字段名，如“电子邮件地址”，然后单击“删除”按钮。

9、 在弹出的确认对话框中，系统询问用户是否要删除该项目，单击“是”按钮进行删除。

10、 重复上述步骤。

11、修改字段名，在“字段名”列表中选中字段名，然后单击“重命名”按钮，在弹出的“重命名 域”对话框中输入用户需要的名称。

12、 定义好字段信息后，单击“确定”按钮，回到“新建地址列表”对话框中。

13、 在“新建地址列表”对话框中，根据字段名输入相关信息，每输完一个字段，按下“TAB”键即可输入下一个字段，每行输完最后一个字段后，按下“TAB”键会自动增加一个记录。

14、用户也可以单击“新建条目”按钮来新建记录，单击“删除条目”按钮来删除某条记录。

15、 当数据录入完毕后，单击“确定”按钮，会弹出“保存通讯录”对话框，建议将数据源保存在默认位置。

16、输入保存的文件名，单击“保存”按钮即可。

17、 （二）使用Outlook的地址簿作为数据源　　Microsoft Outlook 2007或者Outlook Exress都是用户收发邮件的常用工具软件，而这两个软件都带有地址簿功能，把常用的联系人放到地址簿中。

18、而Word 2007的邮件合并功能则可以直接使用Microsoft Outlook 2007的地址簿，也可以把Outlook Express的地址簿导出供Word 2007作为数据源。

19、具体操作步骤如下：单击“邮件”选项卡，在“邮件”功能区中单击“选择收件人”按钮，在下拉菜单中选择“从Outlook联系人中选择”命令。

20、 系统弹出“选择联系人”对话框，单击“确定”按钮。

21、 系统会弹出“邮件合并收件人”对话框，单击“确定”按钮即可。

22、 　　（三）使用Outlook Express的通讯簿作为数据源　　Word 2007并不能直接从Outlook Express的通讯簿中读取数据，因此需要先把Outlook Express的通讯簿导出。

23、导出的步骤如下：启动Outlook Express，单击“地址”按钮打开通讯簿。

24、 在“通讯簿”对话框中单击“文件/导出/其他通讯簿”命令。

25、 在“通讯簿导出工具”对话框中，选择“文本文件（以逗号分隔）”，然后单击“导出”按钮。

26、 在“CSV导出”对话框中，设置导出文件的保存位置，建议保存到“我的数据源”文件夹中，并为导出文件取一个名称，然后单击“下一步”按钮，即可导出通讯簿。

27、 　　但Outlook Express的数据导出后，Word即可用它来作为数据源，操作步骤如下：单击“邮件”选项卡，在“邮件”功能区中单击“选择收件人”按钮，在下拉菜单中选择“使用现有列表”命令。

28、 在“选择数据源”对话框中，找到刚才导出的Outlook Express通讯簿文件，然后单击“打开”按钮。

29、 在“文件转换”对话框中，在“文件编码”区域中选择“Windows默认”选项，然后单击“确定”按钮即可。

30、 （四）使用其他数据源　　Word 2007还可以使用其他数据源，如Word自身制作的表格、Excel表格和特定格式的文本文件等，但对这些文件有一定要求。

31、　　对于Word表格来说，该文档只能包含一个表，表格的首行必须包括标题，其他行必须包含要合并的记录。

32、　　对于Excel表格来说，表格的首行应包含标题，其他行必须包含要合并的记录。

33、Excel表格中可能包含有多张工作簿。

34、　　纯文本文档也可以作为数据源，实际上Outlook Express导出的通讯簿文件就是一个纯文本文件。

35、对于纯文本文件来说，需要由多行组成，第一行是标题信息，其余的行则是要合并的记录。

36、不论是标题，还是很要合并的记录，在数据之间需要用制表符或逗号分隔开。

37、　　当数据源文件建好后，Word 2007即可在邮件合并功能中使用它，使用已有数据源的方法与使用Outlook Express导出的通讯簿的方法基本相同，都是单击“选择收件人”按钮，选择“使用现有列表”命令打开数据源文件。

38、但由于Excel表格中可能包含多张工作簿，因此在打开Excel 表格时，会出现如图1所示的对话框，需要用户手工选择要用哪张工作簿中的数据作为数据源，用户需要正确选择。

39、　　四、添加邮件合并域　　当主文档制作完毕，数据源添加成功后，就要在主文档中添加邮件合并域了。

40、如果要制作邀请函，数据源中应该包括收件人的姓名和职务，也就是说，在制作主文档时，在邀请函的抬头处只需写上“尊敬的：”即可，然后在冒号前面增加姓名和职务的邮件合并域。

41、　　具体操作步骤如下：把光标插入点定位于抬头中“尊敬的：”冒号前。

42、 在“邮件”功能区中单击“插入合并域”按钮，选择“姓名”。

43、 再次在“邮件”功能区中单击“插入合并域”按钮，选择“职务”，完成合并域的插入。

44、 五、完成邮件合并4. （一）预览邮件合并5. 在设置好主闻到那个、设置了数据源、插入了合并域后，怎样才能知道生成的文档是什么样的呢？Word 2007的预览功能可以直观地在屏幕上显示目的文档。

45、6. 在“邮件”功能区中单击预览结果区域中的“预览效果”按钮，即可在屏幕上看到目的文档。

46、7. 在预览邮件合并时，屏幕上显示的只是主文档与某一条数据相结合而产生的文档，此时，单击“邮件”功能区中预览效果区域的右向箭头按钮，可以查看主文档与前一条数据结合产生的文档，单击右向箭头按钮可以查看下一条记录。

47、8. 如果插入的合并域的格式不符合要求，用户可以选中合并域，为其设置字体字号。

48、9. （二）自动检查错误10. 逐条地查看预览结果比较麻烦，Word 2007提供了自动检查错误功能。

49、要使用这项功能，只需在预览效果区域中单击自动检查错误按钮，即可弹出一个“检查并报告错误”对话框，选中“模拟合并，同时在新文档中报告错误”，单击“确定”按钮，Word 2007会模拟合并并检查错误。

50、11. 　　如果没有错误，会提示用户没有发现邮件合并错误，一旦发生了错误，会弹出一个对话框，在此对话框中，会告诉用户哪些合并域没有在数据源中，如果单击“删除域”按钮，则会从主文档中删除该合并域；用户也可以在“数据源中的域”下拉列表中选择正确的域，然后单击“确定”按钮，即可用指定的域替代发生错误的域。

51、12. 　　（三）完成邮件合并13. 　　经过前两步的操作，确保合并域的格式符合要求并且没有错误后，即可进行邮件合并。

52、在进行邮件合并时，有两个选项，一是合并到文档中；二是直接把合并的结果用打印机打印出来。

53、14. 　　如果要合并到文档中，需要在“邮件”功能区中单击“完成并合并”按钮，选择“编辑单个文档”命令，Word会弹出一个对话框，在此对话框中选择“全部”选项，单击“确定”按钮，即可把主文档与数据源合并，合并结果将输入到新文档中。

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